Google Drive | LA NUBE

Google Drive permite almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a documentos, archivos y carpetas de todo tipo en un único lugar: la Nube. Se tiene acceso a los archivos vía web, desde tu dispositivo móvil o desde un equipo de cómputo de escritorio o portátil (Universidad Panamericana, 2018).

Figura 1 Herramientas de Google

¿Qué se necesita para acceder?

Para acceder a Google Drive necesita una cuenta de Google, si dispone de una cuenta de Gmail ya dispone de una cuenta de Google y puede acceder a Google Drive caso contrario tendría que crear una cuenta de Google.

Figura 2 Herramientas de Google Drive

Características de Google Drive

(Coronel,H;Huaranga J, 2017) Propuso las siguientes características de Google Drive:

Crear archivos: Google Drive permite crear archivos que quedarán almacenados en la plataforma. Estos archivos pueden ser de varios tipos: carpeta, documento, presentación, hoja de cálculo, formulario y dibujo. Para crear estos archivos solo basta con elegir la opción crear y elegir el tipo de archivo, el cual quedará almacenado en la plataforma y podrá ser exportado a diferentes formatos para sus posteriores descargas o envió por correo electrónico.

Subir archivos: Para subir un archivo dar clic en el icono situado al lado de crear. Con esta opción se puede incorporar a Google Drive archivos procedentes de un disco duro. Una de las ventajas del servicio es que permite subir archivos con un tamaño de hasta 10 GB.
Compatibilidad: Google Drive incluye un visor de archivos que es compatible con una gran cantidad de formatos, incluidos documentos de Office, archivos de video e imágenes, PDF, imágenes vectoriales y archivos comprimidos. Compatible con todos los sistemas operativos: Google Drive funciona en el navegador de equipos Windows, Mac OS, Android y Linux, entre otros y es compatible con formatos comunes como: .doc, .xls, .ppt y .pdf, y con los formatos de OpenOffice y LibreOffice.
Compartir: En Google Drive, se puede compartir uno o varios archivos con otros usuarios enviándoles un enlace al archivo o compartiendo el archivo con una dirección de correo electrónico o una lista de distribución. Cuando se necesite compartir un archivo único basta con seleccionarlo individualmente para compartir, pero en caso de que se desee compartir un grupo de varios archivos, la mejor opción siempre es incluir en una carpeta y seleccionar la carpeta completa para compartir, de esta forma la persona con la que será compartido podrá acceder a todos los archivos contenidos dentro de ella.
Sincronización: Sincronizar hace referencia a la coordinación de procesos que se ejecutan simultáneamente para completar una tarea, con el fin de obtener un orden de ejecución correcto y evitar estados inesperados.

Aplicaciones de Google Drive

Según (Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores, Fundación Parque Científico y Tecnológico de Albacete, 2013) Google Drive tiene las siguientes aplicaciones más usadas:

Diseño de documentos impactantes: Con Documentos de Google, se puede colaborar con varias personas en documentos, o escribirlos y modificarlos, esté donde esté. Con las herramientas inteligentes de edición y estilos es facilísimo dar formato a textos y párrafos. Se puede escoger de centenares de fuentes y añade enlaces, imágenes y dibujos.
Desarrollo de hojas de cálculo potentes: Con Hojas de cálculo de Google, se puede colaborar con varias personas en hojas de cálculo, o crearlas y modificarlas, esté donde esté. Con Hojas de cálculo de Google y sus gráficos de colores, los números se vuelven más alegres. Sus fórmulas incorporadas, tablas dinámicas y opciones de formato ahorran tiempo y simplifican las tareas habituales con las hojas de cálculo.
Creación de magníficas presentaciones: Con Presentaciones de Google, se puede crear las presentaciones, modificarlas, colaborar en ellas en equipo y enseñarlas en cualquier parte. Las ideas siempre destacan con Presentaciones de Google, ya que le ofrece una gran variedad de temas de presentación, cientos de fuentes, la posibilidad de insertar vídeos, animaciones y muchas más opciones.
Construcción de formularios atractivos: Recopila y organiza todo tipo de información con Formularios de Google. Planifica la próxima campaña, gestiona inscripciones en eventos, prepara un sondeo rápido, recopila direcciones de correo electrónico para un boletín, crea un concurso de preguntas y mucho más. Encuestas con estilo usando la foto o el logotipo y Formularios elegirá los colores que mejor combinen para crear un formulario original.
Diseño y edición de dibujos: Da color a los documentos, presentaciones y sitios web con unos gráficos y diagramas muy fáciles de crear. En Google Drive Crea documentos, hojas de cálculo y presentaciones por su cuenta o colabora con otras personas en tiempo real. Todos los cambios se guardan automáticamente en Drive.

Ventajas y desventajas de Google Drive

(Salazar, 2016) Menciona las siguientes ventajas y desventajas del uso de la plataforma de Google Drive.

Ventajas

Todos los colaboradores tienen acceso en cualquier momento y hora.
Se puede cargar y descargar archivos e información en la red.
No se depende de una computadora, ya que todo está disponible desde el correo en Internet.
Se puede tener y usar múltiples computadoras y todo se sincroniza bien.
Existen Apps de Google Drive, Google Docs, Google Sheets para tener los documentos en el celular y tablet, editables y visibles en todo momento.
Tiene plataformas con mayor compatibilidad con Android.

Desventajas

El usuario no es seguro si no se crea una buena contraseña para protegerlo.
Si el documento tiene varios editores o colaboradores pudiera ser eliminado por uno de ellos.
Es obligatorio el uso de Internet.
Solo tiene 15 gigabytes de almacenamiento gratis.
Al usar Google Drive en dispositivos en algunos casos inicia sesión automáticamente.

Interfaz de Google Drive

Tras acceder a Google Drive mediante la cuenta de Gmail, la interfaz no es más que el conjunto de ventanas, páginas web, que permiten el uso de un programa convencional o de una aplicación web, como es Google Drive.

Panel de navegación y categorías

Figura 3 Panel de Navegación de Google Drive

Según (Gutiérrez, 2018) si es la primera vez que se usa Google Drive, lo normal es que todas esas categorías estén vacías. A continuación, la descripción de cada una:

Mi unidad: Es el equivalente en Google Drive al directorio raíz (o al de Mi PC/Mis documentos) de un equipo convencional. Ahí se almacenará todos los archivos en la nube y las carpetas donde decida colocarlos, si así lo quieren.
Ordenadores: En esta categoría se muestran los equipos que pueda tener sincronizados con Google Drive. Es decir, aquellos donde tenga instalada alguna versión no web (como en un PC fijo) y en que haya definido carpetas o archivos a sincronizar para tener siempre guardada una copia en la nube. Dicha copia se actualizará en todos los dispositivos sincronizados y en la propia nube cuando modifique el archivo en ella o en cualquiera de esos dispositivos. Solo habrá una única versión de cada archivo, pero estará guardada en varios lugares. Esos lugares o equipos/dispositivos para ser más exactos, son los que se muestran en la opción Ordenadores del panel de navegación.
Compartido conmigo: Este acceso recoge los archivos o carpetas que otras personas hayan compartido con usted a través de sus cuentas de Google de Drive, por ejemplo, como parte de un trabajo que implique crear un documento de forma conjunto (el tal trabajo colaborativo que está cada vez más extendido). Podrá arrastrar los elementos que estén aquí a Mi unidad y acceder a ellos para verlos o modificarlos, según el permiso que haya configurado para usted el creador de ese archivo o carpeta.
Reciente: El nombre lo dice todo. En esta categoría se muestra un listado de todo lo que haya abierto o editado recientemente en su Google Drive.
Destacado: Esta categoría se usa en combinación con una opción que permite destacar o marcar como favorito un archivo o una carpeta. Todo lo que haya marcado así aparecerá aquí. Es un modo de tener acceso rápido a los recursos que más a mano le interese tener en cada momento.
Papelera: Esto no necesita muchas explicaciones. En la Papelera acaba todo lo que borre. Solo mencionar que, como ocurre por ejemplo en Windows, debe borrar lo que sea también en la papelera para que se elimine definitivamente. Es algo que conviene no olvidar, entre otras razones porque lo que haya en ella ocupa espacio que se restan de esos 15 GB gratis o de los que tenga contratados. No desperdicie espacio libre por no acordarse de borrar del todo regularmente lo que ya ha eliminado y no necesita.
Copias de seguridad: Da acceso a un listado de las copias de seguridad que pueda haber creado tras configurar esa opción en Google Drive. Revise si hay mensajes relacionados con ellas. Por ejemplo, es importante fijarse si alguna va a caducar y cuándo va a hacerlo.
Almacenamiento: En realidad la etiqueta de una barra que indica el espacio total disponible en su Google Drive (los 15 GB o más) y el que lleva ya ocupado. Se recuerda que ese espacio lo comparte ese almacenamiento en la nube con Gmail y Google Fotos, por lo que es posible que indique que ya ha usado parte de él aunque no tenga todavía una sola carpeta o un solo archivo en Google Drive. Debajo de la barra hay enlace para contratar espacio adicional.